8 claves para organizar reuniones más productivas

En las organizaciones las reuniones suelen ser un síntoma del estado de las relaciones, la comunicación y la planificación. A la vez, son un valioso canal que nos permite la interacción inmediata y cara-a-cara.

A veces pasa que si la comunicación interna no fluye le cargamos la responsabilidad a los medios: que el mail es obsoleto, que la intranet no se actualiza o que nos retan si usamos el Whatsapp. Y en esto, las reuniones son un reflejo de nosotros mismos tratando de comunicarnos, sin filtros ni canales: si no logramos interactuar con éxito en las reuniones, no vamos a poder hacerlo bien con ninguna app, por más completa que sea. Es lo que se conoce como un “tema cultural”.

El problema es que cada vez es más común querer evitarlas porque la mayoría de las veces se usan mal y terminan siendo una pérdida de tiempo y energías porque no se definen claramente los objetivos, se invitan a colaboradores que no es necesario que asistan y se usa mal el tiempo, por citar algunos de los planteos más comunes.

Para ir a lo práctico, comparto algunas claves para usar tipo receta para darle forma a reuniones mucho más productivas.

  • Definir e invitar a los asistentes necesarios.
  • Definir y anticipar objetivos, orden del día y expectativas.
  • Moderar: todos deben hablar.
  • Tiempo: 20% hablando del problema, 80% de las soluciones.
  • Asentar minutas y asistentes.
  • Definir tareas, plazos y responsables.
  • Enviar la minuta con copia a todos.
  • Hacer seguimiento de las tareas.

Si tenés algún consejo más para aportar, comentalo abajo 🙂

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